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空運操作流程

辦理託運。各外貿公司及工貿企業在備齊貨物,收到開來的信用證經審核(或經修改)無誤後,就可辦理託運,即按信用證和合同內有關裝運條款,以及貨物名稱、件數、裝運日期、目的地等填寫《託運單》並提供有關單證,送交外運公司作為訂航班的依據。

安排貨艙。外運公司收到託運單及有關單據後,會同中國民航,根據配載原則、貨物性質、貨運數量、目的地等情況,結合航班,安排艙位,然後由中國民航簽發航空運單。

裝貨、裝機。外運公司根據航班,代各外貿公司或工貿企業往倉庫提取貨物送進機場,憑裝貨單據將貨物送到指定艙位待運。

簽發運單。貨物裝機完畢,由中國民航簽發航空總運單,外運公司簽發航空分運單,航空分運單有正本三份、副本十二份。正本三份,第一份交給發貨人,第二份由外運公司留存,第三份隨貨同行交給收貨人。副本十二份作為報關、財務結算、國外代理、中轉分撥等用途。

發出裝運通知。貨物裝機後,即可向買方發出裝運通知,以便對方準備付款、贖單、辦理收貨。

海運操作流程

第一部分:詢問報價及接單注意事項一、詢價

向船東提供目的港口有的港口會有多個碼頭則一定要説明)、櫃型、貨物名稱(普通、危險品、凍貨、食品、特殊貨物等等)以及詢問運價所包含的內容(有無含ORC/BAF/DDC/THC/WAR/PSS等等)以及船期、航程和是否中轉?

二、報價1、瞭解運價在市場上有無優勢以及客人對市場的瞭解程度)及艙位情況(特別是旺季),報價時公司優勢航線;運費做PREPAID還是COLLECT(有些船東不接受COLLECT);2、內陸港口中轉費要先落實好後再報價,特別是有些中轉港的DTHC或其它費用需由SHIPPER支付的;美國及加拿大港口特別注意貨名、貨重及?報價中有無含DDC/BAF/AMS等等;

3、公司有特價航線及主推航線時,要及時主動打電話給客户通知價格;發E-MAIL或傳真報價不要註明船公司名稱,只能用電話説明;

4、如客户需要到付運費,要注意我司是否在目的港有代理,報價要含手續費;

5、注意所報運價的構成(全包價還是ORC、BAF、報關、碼頭、拖車等費用分列開來)以及利潤是否符合公司要求等;

三、接單、審單、寫(業務)單及錄電腦

1、客户接受報價後無論使用客户委託單或我司委託單格式,都要注意審核:託運人、起運港、目的港、櫃型、櫃量、貨名、毛重、體積、運價、運輸條款、所配船東、提單類型、最後裝船期限、客户特殊要求或注意事項等,還有是否有加蓋公章或簽名。

2、有些特殊港口,如中東港口是否有船證要求,同時亦應詢問客户是否要根據信用證初單,信用證有無特殊要求等,如有,要提前傳真與船東確認;

3、確認有否艙位,如暴艙要及時告知客户,並給客户其它航線建議;4、寫單:即填寫業務聯繫單,共三聯,貨主(四字簡稱)、應收應付金額、預(倒)付、代理使用等。填寫業務單要求字跡清楚工整,運價填寫準確,運費預/到付清晰;如做到付哪些費用需預付,哪些需到付要清楚;利潤是否合乎公司要求;如客户有特殊要求一定註明(並蓋上醒目的“特別注意事項”章)提醒操作注意;

5、登本:即把工作號及其它信息登記上大本,分廣州出運和深圳出運;如果深圳出運還需寫上相應的深圳單號(由深圳總部提供);

6、錄入電腦:即錄客户託運單,如果是老客户,則一定用回原名,如果是新客户,增加時一定要填寫完整資料,如公司名稱、電話、傳真、聯繫人、地址、所屬部門(或業務員);錄完保存後有一工作號自動跳出;如果是深圳出運在參考號一欄加上深圳單號(從大本上獲取);

7、交單:即交單給操作部並向其交待客户特別事項,必要時應跟蹤操作是否已按特別要求做;

8、錄入計費及審核:即在操作完成後(櫃子做完,報關也通過,操作部已錄完訂艙資料,提單類型也基本確定後),操作部將業務單中的第二聯與第三聯(即紅聯與藍聯)返回市場部,錄入FMS中的計費,這一項一定要準確無誤,因為涉及到應收應付對象、金額、幣種等,一有差錯就會影響到財務部付款;審核即審應付費用的海運費有無變動、船東有無更改、櫃量(型)有無增減、操作途中產生的雜項費(查貨、換證、植檢等)有無向客户收回。

第二部分:操作訂艙注意事項一、訂艙1、接到市場部轉來的委託資料及業務聯繫單後必需先審核業務單與客户委託單要求是否一致,資料是否齊全,訂艙前務必仔細閲讀客户的委託單,審核貨物是否危險品,重量及尺碼是否適用客户要求的櫃型,特別注意客户的特殊要求(如船證、信用證、船期、啓運碼頭、免艙期或裝載要求等),如果是特殊貨物應先向客户查詢清楚貨物的特性(如超重貨、食品,冷藏貨,危險品等),致電船公司落實貨物託運可否接受,如可行,則填寫訂艙委託書向船公司訂艙,並要註明有關特別事項,如船公司不接受,則註明原因退回市場部;

2、注意船公司是否接受貨代單或做電放等,所使用的代理是否經代理操作確認;所有業務單必須有市場部人員簽字才有效,否則不給以訂艙;對於急單,如果直接電告操作部訂艙,須經市場部人員確認允許,但應儘快補上業務單;3、黃埔地區的訂艙原則是在一個工作日內應及時向船公司索要訂艙確認書或放櫃紙,如遇船公司艙位緊張應及時反饋給市場部,以便與客人協商改作其他安排;深圳地區的訂艙應考慮到船公司的開艙日期以及客人擬定的拖櫃時間來催促深圳公司向船公司索要放櫃紙,如遇艙位緊張的情況儘快反饋給市場部作新的安排;

4、在收到船公司的放櫃紙後,應將放櫃紙上所預定的船公司、櫃型、櫃量、目的地、船期等資料與客人的原始訂艙單一一核對,在確認完全準確後方可進行後續操作,如發現放櫃紙資料有誤,則應馬上以書面形式通知船公司更改並要求其提供新的放櫃紙,直至完全正確為止;若向同行訂艙,S/O傳給客人時注意抹掉同行的電話及傳真,以免泄漏;5、客户的任何要求及保證,應有書面文字及蓋章,以免日後爭議無憑據;

二、貨物進場1、客户自拖自報

A)、從深圳出運的自拖自報客户,應將放櫃紙及時傳給客人,並電話落實客户已收到,明確告知客户船公司的開艙,截重,截放行條時間及要求;並落實客人的做櫃時間以及做櫃的情況,必須落實重櫃已經回場以及已經放行,並將相應的櫃號通知深圳的操作部。如遇客人取消訂艙的,務必儘快將消息通知深圳操作部,以便確保艙位充分利用;B)、從黃埔地區出運的自拖自報客户,應將放櫃紙及時傳給客人,並電話落實客户已收到,明確告知客户黃埔地區的駁船船期,要求客人儘快提供貨物的中文貨名、櫃號,以及分櫃的裝貨情況(毛重,件數),並將該資料提供給船公司,以便向船公司索要黃埔的頭程船名、航次、相關的船舶編碼、以及運輸方式(國際中轉、國內中轉、來往港澳、小型船舶運輸)、截單時間和地點等並將相關資料儘快告知客户,以便客户自行安排報關。跟緊客户自行報關的情況,落實客户的貨物已放行並能順利裝船;如遇到駁船名更改的情況,必須及時書面通知客户更改,並電話落實客户已收到通知,同時根據實際情況向責任方收回改船名費用。2、代拖車――包拖

A)、代拖車必須選擇與我司簽約的車隊,如果有特別原因使用其它車隊的,應向操作部經理説明並得到同意才可使用,並由操作部聯繫安排,公司統一支付運費;B)、要落實船公司的開艙及截重日期的要求,將具體情況告知客户;要求客户傳委託拖車的要求單(一般包含在客户的訂艙單中),明確拖櫃的具體地點、時間、聯繫人、電話和是否需要提貨單,是否轉關等資料,如與船公司的規定時間有衝突應儘快通知客人,以便客人做出適當的調整;C)、填寫拖車作業委託書,注意是否轉關還是一般貿易,並標明客人的要求,將船公司的放櫃紙以及拖車作業委託書傳給拖車行,並電話落實車行已收妥。重要的注意事項必須逐一解釋清楚,以便車隊能順利執行;在轉關的情況下,要明確告知車隊封關地點,以便車隊根據當地海關要求派車;D)、裝櫃當天應將車隊提供的櫃號、車牌號、司機的聯繫方式通知客人,以便客人瞭解代拖車的實際進行情況。監督車隊的拖裝情況,有問題要儘快處理,落實貨櫃已安全返回指定的碼頭。將重櫃進場紙提供給負責報關的有關單位。(蛇口出口的貨物僅提供重櫃進場紙的複印件,鹽田出口的貨物必須提供重櫃進場紙的正本,黃埔出口的貨物僅需提供正確的櫃號)。3、碼頭內裝

A)、如果客人要求我司安排代裝箱的,應該在訂艙時聲明,要在訂艙之前與客人落實出運碼頭,以便安排客人的貨物進入相應的倉庫裝箱。訂艙同期應該與客人落實送貨時間、貨名、數量、重量等,如有可能可要求客人提供貨物的裝箱單資料。另外應將進倉的地圖及時傳給客人,並電話落實客户已知悉倉庫的聯繫方式,客户送貨的單號。另外,如客人對裝櫃有特殊要求要客人傳書面確認。尤其所裝貨物超過一個貨櫃的,一定要客户傳裝櫃要求,對裝箱數量,型號,先裝,後裝,貨物可否擠壓的均需明確;B)、在拿到船公司的放櫃紙後,根據船公司的開倉以及截倉時間,將放櫃紙連同裝箱要求,裝箱委託書,貨物明細資料,貨物入倉號等一併傳真給倉庫,應電話聯繫倉庫講解裝箱的要求,確認倉庫明瞭各項要求並執行。在裝箱過程中應與倉庫保持聯繫,如有問題應儘快聯繫。C)、裝箱完畢後,應儘快核對由此產生的相關費用,若有額外費用應儘快告知客户確認和落實相關的費用。應儘快告知客户櫃號,貨櫃還場以後,重櫃進場紙應參照我司代拖車的第D項進行操作;E)、裝箱的實際件數要告知相應的文件,文件要嚴格按照此數量簽發提單給客户。

三、報關工作

1、如有訂艙客户委託我司代報關的,應在接受訂艙單後將《海關報關要求》的通知傳給客户,並電話告知客户按通知上面的要求來準備報關資料;

2、當客户將報關資料送至我司或送至我司指定的報關行,應先審核報關資料是否齊全,如有任何錯漏應及時通知客户更換,並予以落實,以免延誤。審核完畢應將報關資料交給報

關行;

3、傳報關委託書給報關行,落實報關行已經清楚報關的各項要求及相關的船名、航次、櫃號、單號、截收放行條時間等,並保持與報關行聯絡,以確認報關過程順利進行,如遇特殊問題應儘快聯繫客户,以便妥善解決。

4、報關放行後應確認放行條已經交到指定的船公司或者船公司代理,並將報關放行的結果通知客户。5、報關完畢後,操作人員應填好業務聯繫單,核對好相關資料,並將資料輸入FMS系統,將單證交給文件,並告知文件在核對提單時應注意的具體事項。如遇對單過程中客人有特殊要求,操作人員要協助文件解決。

注意事項以及要點:報關基本文件:

1、無炭複寫報關單一式兩份,需蓋報關專用章;2、代理報關委託書一份,需蓋公章;(黃埔舊港,羅衝圍,廣州內港以及深圳鹽田的請使用代理報關委託書;黃埔新港請使用代理報關及運輸委託書;蛇口地區請使用蛇口代理報關委託書);

3、裝箱單一式兩份,需蓋單證專用章;4、發票一式兩份,需蓋發票專用章;

5、合同一份,需蓋正本公章或正本合同專用章;6、核銷單,需蓋公章,不可以塗改;

7、如有商檢換證的,黃埔地區出運的請提供代理申報檢驗檢疫委託書;如在羅衝圍、石牌、廣州內港、深圳地區出運的請提供報檢委託書,需蓋公章。

注意事項:?

1、所有報關單證要清晰,不能塗改;2、公司所有出口貨物的外包裝上必需標明箱號並註明於裝箱單上,否則海關將不接受報關;

3、公司出口的商品如有牌子,請註明於報關單上,(例如:剪刀,小刀,電池等);另外要註明貨物的生產廠家。

4、若是外省的報關單證,請注意是否有在廣州海關/黃埔海關/深圳海關注冊或年審;5、八位數商品編碼(H.S.編碼)認定必須準確。

6、凡三資企業,報關時需提供《中華人民共和國台港澳僑投資企業批准證書》的複印件以及企業營業執照副本的複印件;

7、為保障貴司利益,貴司在提供報關單證給我司時,必須將所有資料填好,如需我司代填而產生的一切責任及後果,我司概不負責。配送、特殊單證。

要求:

1、當出口的貨物需商檢或植檢時,請先與我司市場部查詢,落實是否可行後再訂艙;?2、當出口的貨物為整套機械時,需提供彩圖及中文説明書;

3、當出口的貨物為軸承或帶發動機的商品時,合同蓋正本的機電商會章4、如需出口到香港的紡織品需提供香港入口許可證;?5、如有動物皮毛所製成的商品,需提供非瀕危證明。

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